Veel bedrijven die overstappen naar Microsoft 365 stellen zichzelf dezelfde vraag: “Wat is eigenlijk het verschil tussen Teams, SharePoint en OneDrive?” Het korte antwoord is:
- Teams wordt gebruikt voor samenwerken, vergaderen, chatten en bestanden bespreken
- SharePoint voor bedrijfsinfo, gedeelde documenten en intranet
- OneDrive voor persoonlijke bestanden en documenten die nog in opmaak zijn
Wil je graag iets meer info?
Microsoft Teams:
Dit is de plek waar collega’s samenwerken rond een project of team.
Hier voer je gesprekken, plan je vergaderingen, deel je bestanden en werk je samen aan documenten. Het grote voordeel is dat alles rond een project of afdeling op één plaats staat. Denk bijvoorbeeld aan een verkoopteam dat offertes bespreekt, een boekhoudafdeling die documenten deelt, een projectgroep die samenwerkt aan een klantenproject.
Wanneer je een Team aanmaakt, wordt automatisch een SharePoint-site aangemaakt voor de opslag van de documenten. Teams gebruikt dus SharePoint achter de schermen voor het bewaren van bestanden.
Gebruik Teams wanneer:
✅ je met meerdere personen samenwerkt
✅ je vaak over documenten overlegt
✅ je vergadert of chatberichten uitwisselt
✅ bestanden onderdeel zijn van een lopend project
SharePoint:
De centrale bibliotheek van jouw organisatie. Je kunt het zien als een slimme documentenbibliotheek waarin bestanden centraal worden opgeslagen en georganiseerd. Je kan zelf beslissen wie in welk deel van de bibliotheek mag komen.
Daarnaast kun je er ook:
- interne kennisbanken maken;
- procedures publiceren;
- nieuwsberichten delen;
- formulieren en lijsten beheren;
- een bedrijfsintranet opbouwen.
SharePoint is de ideale oplossing voor het opslaan van documenten voor teams, afdelingen en volledige organisaties dankzij uitgebreid rechtenbeheer, versiebeheer en sitefunctionaliteiten.
Gebruik SharePoint wanneer:
✅ documenten belangrijk zijn voor meerdere collega’s
✅ informatie langere tijd beschikbaar moet blijven
✅ je een intranet of kennisbank wil opzetten
✅ je rechten en toegang centraal wil beheren
OneDrive:
OneDrive is jouw persoonlijke cloudopslag. Bestanden die je hier bewaart, zijn standaard alleen zichtbaar voor jou. Pas wanneer je een document deelt, krijgen anderen toegang. Het is bedoeld voor bestanden waaraan je individueel werkt, concepten die nog niet klaar zijn of documenten die slechts tijdelijk gedeeld worden.
Een typisch voorbeeld:
Je schrijft een blogartikel en wil dat één collega het naleest. Dan is OneDrive vaak de beste keuze. Pas wanneer het document belangrijk wordt voor een team of afdeling, verhuist het naar Teams of SharePoint.
Gebruik OneDrive wanneer:
✅ je alleen aan een document werkt
✅ een bestand nog in conceptfase zit
✅ je iets met enkele personen wil delen
✅ het geen bedrijfsbreed document is
Hoe werken Teams, SharePoint en OneDrive samen?
Veel mensen denken dat het drie aparte systemen zijn, maar eigenlijk vormen ze één geheel.
Een eenvoudig voorbeeld:
👉Je maakt een document aan in OneDrive.
👉Je deelt het met een collega voor feedback.
👉Het document wordt goedgekeurd.
👉Je plaatst het in Teams zodat de betrokkenen ermee kunnen werken.
👉Uiteindelijk wordt het opgeslagen in SharePoint als officiële versie.
De grootste fout die bedrijven maken? Veel organisaties bewaren alles in OneDrive.
Dat lijkt handig, maar brengt risico’s mee:
- documenten verdwijnen wanneer iemand vertrekt;
- collega’s vinden bestanden niet terug;
- kennis blijft bij één persoon zitten;
- er ontstaat dubbele informatie.
Wil je weten hoe jouw bedrijf Teams, SharePoint en OneDrive optimaal kan inzetten? Dan helpt M2 ICT je graag met advies, inrichting en opleiding rond Microsoft 365.
